Onglet Ecritures Comptables - Facture PDF

Fenêtre Facture PDF

Cette fenêtre est dédiée à la configuration de l'apparence et du contenu de vos factures au format PDF. Elle vous permet de définir le formatage des numéros de facture, d'indiquer les informations qui seront affichées sur le document et de choisir les modèles de facture par défaut.

Configuration des factures PDF

Cette section vous permet de personnaliser l'attribution des numéros de facture et d'autres paramètres essentiels pour vos documents PDF.

• Générer les factures PDF : Cochez cette case pour activer la génération automatique de factures au format PDF.

• Générer un numéro de facture PDF : Cochez cette case pour que l'application attribue un numéro unique à chaque facture PDF générée.

• Préfixe du numéro de facture PDF : Entrez un préfixe (par exemple, "FA-") qui sera ajouté au début de chaque numéro de facture.

• Prochain numéro de facture : Indiquez le numéro de départ pour la prochaine facture à générer. L'application incrémentera ce numéro automatiquement pour les factures suivantes.

• Longueur du numéro de facture PDF : Définissez le nombre total de chiffres pour le numéro de facture. Par exemple, une valeur de "6" créera un numéro de facture à six chiffres (ex: 000029).

• Suffixe du numéro de facture PDF : Entrez un suffixe qui sera ajouté à la fin du numéro de facture (ce champ est vide sur l'image).

• Aperçu du numéro de facture : Affiche un aperçu du numéro de facture tel qu'il apparaîtra, en combinant le préfixe, le prochain numéro et le suffixe (ex: "FA-000029").

• Régénérer les factures PDF : Cochez cette option si vous souhaitez que l'application mette à jour les factures existantes avec les nouveaux paramètres.

• Date de la facture PDF : Utilisez le menu déroulant pour choisir la date qui sera affichée sur vos factures. Vous avez les options suivantes :

  • Date de la commande : Utilise la date à laquelle la commande a été passée.

  • Date de la facture sinon date de la commande : Utilise la date de la facture si elle est disponible. Sinon, utilise la date de la commande.

  • Date de la facture sinon date du jour : Utilise la date de la facture si elle est disponible. Sinon, utilise la date du jour de la génération du PDF.

  • Date du jour : Utilise toujours la date actuelle, au moment de la génération du PDF.

Modèles de facture par défaut

Cette section vous permet de sélectionner les modèles de facture qui seront utilisés par défaut en fonction du type de taxe appliqué. Les modèles disponibles dans ces listes déroulantes sont gérés dans le menu Modèles de facture et de journaux (accessible via le menu latéral).

• Modèle de facture avec TVA : Choisissez dans le menu déroulant le modèle de facture par défaut à utiliser pour les commandes incluant la TVA.

  • Les options disponibles sont : "Modèle de facture avec taxes", "Modèle de facture sans taxes".

• Modèle de facture sans TVA : Choisissez dans le menu déroulant le modèle de facture par défaut à utiliser pour les commandes qui n'incluent pas de TVA.

  • Les options disponibles sont : "Modèle de facture avec taxes", "Modèle de facture sans taxes".

Pour appliquer vos choix, cliquez sur le bouton Appliquer aux valeurs sélectionnées.

Aperçu du menu "Modèles de facture et de journaux"

Cette section explique d'où proviennent les options des listes déroulantes des  2 types de modèles (avec ou sans  taxe).Ce menu vous permet de gérer et de personnaliser les différents modèles de documents. Il est accessible via le menu latéral.

• Modèle de facture avec taxes : Il s'agit du modèle de facture par défaut pour les documents incluant des taxes.

• Modèle de facture sans taxes : Il s'agit du modèle de facture par défaut pour les documents sans taxes.

• Modèle de rapport comptable : Un modèle de rapport comptable prédéfini est également disponible et peut être géré ici. Mais ne sera  pas listé pour les modèles de factures.

Pour chaque modèle, vous disposez des actions suivantes :

• Modifier : Permet d'éditer le contenu et la mise en page du modèle.

• Dupliquer : Crée une copie du modèle existant pour le personnaliser sans modifier l'original.

• Renommer : Change le nom du modèle.

• Supprimer : Supprime le modèle.

Exceptions

Cette section vous permet de définir des modèles de facture par défaut spécifiques à certains pays, en dérogeant aux réglages généraux définis ci-dessus. Cela est particulièrement utile si vous avez des exigences de facturation différentes selon les régions (par exemple, pour la TVA ou le format du document).

• Ajouter une exception :

  • Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une ligne d'exception pour un pays spécifique.

  • Dans le tableau, choisissez le pays concerné à l'aide du menu déroulant dans la colonne "Pays".

  • Définissez ensuite le Modèle de facture avec TVA et le Modèle de facture sans TVA qui seront appliqués par défaut pour les commandes de ce pays.

• Ajouter tous les pays :

  • Le bouton Ajouter tous les pays vous permet d'ajouter automatiquement une ligne d'exception pour chaque pays disponible dans votre base de données.

• Supprimer une exception :

  • Cochez la case à gauche de la ligne d'exception que vous souhaitez supprimer.

  • Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer la ou les exceptions sélectionnées.

• Recherche :

  • Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement une exception par pays si votre liste est longue.