FAQ - Atoo-Sync GesCom

Import EBP Erreur élément racine manquant.

Explication : 

Dans la connexion Atoo-Sync avec EBP, il est possible d'obtenir dans certains cas une erreur : Élément racine manquant.

Cette erreur  bloque l'import des commandes vers EBP.

Solution : 

Pour trouver l'origine du problème il faut analyser les données clients importées.

En commençant par analyser coté WEB, sur la ou les commandes bloquantes.

Exemple avec une adresse :

Contrôlez les adresses de livraison et de facturation.

Retirez les caractère qui se présentent sous forme de points d'interrogation ou autres paraissant inhabituels.

Origine du problème : 

Le client a très certainement effectué un copié collé, copiant au passage des caractères spéciaux non géré par EBP.

Ces caractères spéciaux s'affichent mal dans Prestashop, on les repère souvent avec cet étrange caractère .

Enfin après correction tentez  à nouveau d'importer les commandes, si l'erreur  persiste il est possible que d'autres champs ou d'autres commandes ont  le même problème.

Quelles conséquences en cas de modification de BDD GesCom ?

Explications : 

Atoo-Sync, en tant que connecteur, doit être capable de se connecter à l’ERP et/ou au module de gestion comptable.

La connexion s’effectue via un raccourci vers le module de gestion commerciale ou comptable, ou directement par une connexion à la base de données SQL de l’ERP.

Exemple : Sage

Exemple EBP :

Exemple Wavesoft : 

Modifier la base de l'ERP n'est pas sans conséquence, pour simple raison que de nombreux paramètres en dépendent.

Tel que : 

• Zone / pays, catégories tarifaires
• TVA, 
• Paiement
• Frais de port
• Articles  divers.

Grosso modo tout ce qui lié  aux mappages et aux options.

Points à vérifier si il y a modification de base de données :

Mappage des textes et des langues.

Mappage des  TVA, dans Configurer le profil< Articles >  Mappage des textes et des langues.

Les champs associés au mappage ont il changé d'intitulé ?

Si oui il faut refaire les mappages.

Mappage des taxes.

Les codes taxes ont ils changé ?

Fabricant / marque 

Les catégories 

(Selon l'option choisie)

Les déclinaisons / variations :

Mappage pour les caractéristiques / Champs personnalisés : 

Mappage dans Commandes

Dans Configurer le profil > Commandes 

Dans Configurer le profil > Commandes  > Dans  l'onglet  Article

Les codes articles Sont ils les mêmes et existent-ils dans la nouvelle base ?

Exemple dans Sage

Conclusion :

Si vous apportez des modifications à la base de données de votre ERP via Atoo-Sync, assurez-vous de vérifier l'ensemble des paramètres pour éviter toute anomalie lors du fonctionnement d'Atoo-Sync.

Envoi des factures vers la boutique avec le module B2B

Pour Sage 100

Vous souhaitez envoyé les factures éditer par dans Sage à vos clients. Nous vous invitons à installer le module Atoo-Sync B2B sur votre boutique (voir la documentation : https://docs.atoo-next.net/atoo-sync-gescom-sage-100-mise-en-place-du-module-b2b-p1440.html?search=B2B)
Voici le paramétrage à effectué dans le logiciel Atoo-Sync GesCom

• cochez "Envoyer le PDF de la facture"
• cochez "Envoyer un premier le fichier PDF de la facture archivé dans la base de données si il existe" ou
• renseignez le modèle de facture que vous souhaitez utiliser

ATTENTION : les factures doivent être "Validées" dans Sage.

Une fois validées, elles sont enregistrées dans le dossier "filestream", Atoo-Sync les récupère à cet endroit.

Pour EBP

 Si Atoo-Sync indique qu'il ne trouve pas la facture, modifier le paramétrage suivant dans les options avancées :

•  Create PDF timeout => renseignez 150

•  Vérifier l'existence du champ atoosync_order dans EBP

Dans le menu "Fonction avancées" > "Personnalisation des champs/tables"

Dans "Document de vente" > onglet "Champs personnalisés"

Pour WaveSoft

Si vous rencontrez l'erreur indiquant qu'Atoo-Sync ne trouve pas la facture.

Vérifiez le chemin vers le dossier d'export paramétré dans Atoo-Sync GesCom

Dans l'automate de transfert WaveSoft le chemin doit être le même que celui configuré sur Atoo-Sync.

Comment activer / désactiver ses articles coté site web ?

Activer ou Désactiver les Articles
Ce bouton lance le traitement permettant de désactiver ou d'activer les articles dans la boutique eCommerce en fonction de leur état (Publié, en sommeil, bloqué...) dans la gestion Commerciale.

Cela contrôle si l'état du produit est différent de l'ERP du site Site web.

Exemple si on passe un article en sommeil dans Sage.

Mon article est toujours actif coté Site Web : 

je déclenche la fonctionnalité Activer / désactiver les articles.

Atoo-Sync va lire toute votre Base de donnée article coté sage  vérifier si l'article existe, si il existe contrôler si l'état est différent

dans mon cas il doit passer en état désactiver car il a été mis en sommeil dans mon sage.

Coté site web j'actualise : 

Mon article a été désactivé.

Comment reprendre la désignation des frais de port de Sage ?

Explications : 

Pour la désignation des frais de port,  Atoo-Sync reprend par défaut  celle du site Web.

Il est possible d'avoir les 2 désignations exemple : 

Pour se faire il faut configurer dans Sage le mode d'expédition et l'article rattaché.

Puis coté Atoo-Sync GesCom, Allez dans Configurer le profil >  Commandes > Section Options : 

Activez les options Créer les frais de port comme ligne d'articles + Utilisez l'article du mode d'expédition.

Nom et prénom du client en double dans son compte site web

Explications : 

Lors de la création d'un nouveau client sur le site via l'export client dans Atoo-Sync, le compte client s'affiche avec son nom et son prénom en double.

Exemple avec PrestaShop: 

Solution : 

Passez l'option avancée dans la section Sage100 : 

Copy contact name on client if same  email Sur  la valeur False en double cliquant sur True.

Dans quel ordre sont créées les déclinaisons / variations ?

Explications : 

Atoo-Sync GesCom, est capable d'exporter les articles à gamme, regroupés, déclinés. 

Si un export total des articles est effectué, Atoo-Sync va lire votre base GesCom, la lecture des articles s'effectue en fonction des références articles, dans un ordre alphabétique croissant.

Pour les articles à regroupement, ils seront donc envoyés dans l'ordre de lecture que atoo-sync effectue, si il n'y a pas de filtre SQL.

Au final :

• Les articles déclinés seront envoyés par ordre alphabétique et donc créé de A à Z et de 1 à 9.
• Atoo-Sync ne propose pas d'ordre de création, ou d'organiser l'ordre de création des déclinaisons.
• Les déclinaisons seront dans un ordre alphabétique coté Back office de votre site web.

Erreur l'article n'existe pas dans la Gestion Commerciale.

Message d'erreur :
Exemple :
Erreur : l'article AP_IPXS_64_Ar_A n'existe pas dans la Gestion Commerciale.
(cmsproduct.reference = REF*********, cmsproduct.product_variation_key = …)*

Explication :

Cette erreur indique qu'un article (souvent une référence de produit avec variations ou gammes) mentionné sur votre site web n'existe pas dans votre logiciel de gestion commerciale (Sage).

Dans l'exemple ci-dessus, la référence AP_IPXS_64_Ar_A est absente, mal orthographiée ou mal configurée dans Sage ou sur le site web.

Solution :

• Vérifiez si la référence concernée est bien créée dans Sage (orthographe exacte, variation définie, etc.).

• Si elle est absente, créez la référence manquante dans Sage, avec toutes ses déclinaisons nécessaires.

• Une fois la référence correctement ajoutée, relancez l'import des commandes via Atoo-Sync.

Alternative :
Si vous ne souhaitez pas créer l'article dans Sage :

• Excluez la commande concernée en la plaçant dans un statut que Atoo-Sync ne lit pas.

• Ensuite, créez manuellement cette commande dans Sage.

Licence error avec l'exécution des taches planifiées

Contexte : 

Vous venez d’exécuter les tâches planifiées visant à automatiser le fonctionnement d’Atoo-Sync.

Cependant, dans le journal d’exécution, vous constatez que la tâche ne se lance pas correctement.

Dans les journaux d’erreur, vous avez remarqué le message "Licence Error".

Explication :

L’erreur "Licence Error" se produit lorsqu’un utilisateur différent de celui ayant activé la licence Atoo-Sync est configuré dans les tâches planifiées.

Exemple :

Dans ma tâche planifiée, j’ai utilisé l’utilisateur Invité, alors que la licence a été activée par un autre utilisateur.

J'obtiens une licence error.

Solution : 

Ma licence est associée à ma session utilisateur "Cédric".

Pour obtenir le bon nom de session utilisateur Windows, exécutez l'invite de commande.

Clic droit sur le bouton Windows

ou touche Windows du clavier   + touche R simultanément.

Dans la commande Exécuter tapez cmd.

L'invite de commande Windows s'ouvrira.

Copiez collez ou tapez : echo %USERNAME%

Vous obtenez le nom à récupérer.

Ici cedric

Rendez-vous dans Atoo-Sync, dans Fichier.

Puis dans Options

Enfin dans Paramètres et Nom d'utilisateur Atoo-Sync pour les tâches planifiées.

Indiquez le nom obtenu dans l'invite de commande Windows précédemment obtenu.

Faite un nouveau test.

Si le problème persiste, n'hésitez pas à ouvrir un ticket au support Atoo Next.

Problèmes sur les Arrondis de TVA

Explications : 

L'arrondi TVA peut venir perturber le total TTC de vos factures, vous empêchant d'afficher la somme exacte désirée. Ce n'est pas une erreur du logiciel, il existe une explication mathématique à ce phénomène.

L'arrondi TVA...ce centime qui nous fait bien des misères, qui vient perturber la facture.

Pour ce qui concerne la TVA, vous pouvez également consulter la notice éditée par l’État pour la déclaration de la taxe.

Ces articles étant assez complexes, nous vous en proposons une vulgarisation qui vous permettra de comprendre en quelques minutes comment tout cela fonctionne et surtout se résout.

Voici l'explication mathématique:

Un arrondi d'un nombre est une valeur approchée de ce nombre avec un développement décimal plus court.

Définissons-en le principe:

Maintenant passons aux cas concrets:

Sur une facture on retrouve des lignes d'articles avec leurs montants et un total qui correspond à la somme de chaque ligne.

Là, intervient la possibilité d'une différence qui pourrait être due à l'arrondi des lignes par rapport à l'arrondi de la somme, le fameux centime!

???? J'ai donc un écart de 1 centime entre la méthode de l'arrondi par ligne et la méthode de l'arrondi de la somme.

Oui mais alors quelle méthode utiliser?

Il n'y a pas une méthode parfaite ou supérieure à l’autre.

Arrondis de TVA dans Atoo-Sync : 

Les paramètres à l'export des articles : 

Avec Atoo-Sync il est possible d'exporter les prix de vos articles selon quelques paramètres : 

Dans mappage des taxes, il faut mapper chaque taxe en fonction de celle correspondant sur le site.

En export d'article, nous pouvons exporter le montant de la TVA  à 6 chiffres après la virgule.

Tout dépendra du nombre de chiffre après la virgule autorisé coté site web. des arrondis pourront être effectué coté site web.

Dans mon exemple il est à 6

Les paramètres à l'import des commandes

Passons à la partie intéressante, qui impacte directement la facturation.

A l'import des commandes  il y a des  paramètres au niveau atoo-sync où il faut agir minutieusement.

La première partie se trouve au niveau de l'application Atoo-Sync

Rendez-vous dans Configurer le profil > Commandes

Plusieurs  paramètres sont à contrôler à ce  niveau :

• Le mappage des taxes, voici petit rappel pour le bon paramétrage de la TVA :

• Si l'option Créer les commandes en T.T.C est activée
• Si l'option Créer une ligne d'écart, s'il y a une différence sur le montant TTC est activée

Le mappage des taxes est à effectuer avec précision.

L'option Créer les commandes en T.T.C est à utiliser en cas de problème d'arrondis de TVA trop grand ou présent en trop grand nombre.

L'option Créer une ligne d'écart, s'il y a une différence sur le montant TTC est utile pour justifier en comptabilité les écart de calcul de TVA, permet ainsi de les réguler plus facilement. L'article Ecart sera  utilisé.

Pour tenter de réduire les écarts d'arrondis de TVA, vous pouvez définir  à combien de chiffres après la virgule le montant des commandes seront envoyé vers l'ERP.

D'autres paramètres existe dans Prestashop, permettant de définir comment est calculé  l'arrondis de TVA.

Import Commandes Gestion du multi-boutique

Explications : 

Dans le contexte de Prestashop, il est possible de créer  plusieurs boutique pour un même site web.

Atoo-Sync GesCom, export compta ainsi que Atoo-Sync Cloud ont la capacité de gérer le multi boutique en import commandes uniquement !

Quel intérêt ?

• Pouvoir indiquer quelles boutiques devront être pris en charge pour ne récupérer les commandes dont vous avez besoin.
• Pouvoir gérer différemment plusieurs boutiques pour un même site web. exemple : avec une base de donnée gestion commercial différente, des taxes différentes, des codifications différentes...etc.

Comment Faire ?

Rendez vous dans Configurer le profil, puis Section Import des commandes :

• Atoo-Sync GesCom :

• Atoo-Sync Export Compta : 

• Atoo-Sync Cloud : 

Exemple j'ai 2 boutiques, je ne veux récupérer que les commandes de ma boutique N°2.

Je sélectionne uniquement boutique n°2.

Dans ma boutique n°2 je n'ai qu'une seule commande à récupérer.

je récupère bien la commande 24 qui correspond à la boutique n°2, et non les commandes des autres boutiques.

Erreur ouverture de la base de donnée en taches planifiées

Explications : 

Dans le paramétrage de Atoo-Sync, il est nécessaire d'indiquer l'emplacement des raccourcis sage .gcm et optionnel .mae.

Sans ces raccourcis atoo-sync ne pourra communiquer avec sage.

Il peut arriver dans le contexte de tache planifiée d'obtenir un message d'erreur indiquant "Erreur lors de l'ouverture de la base de données du logiciel de Gestion Commerciale."

Ce message se produit lorsqu'un lecteur réseau avec une Lettre allant de A à Z est utilisé pour indiquer l'emplacement du raccourcis Sage.

Solution : 

Utilisez un chemin UNC pour indiquer l'emplacement du raccourcis.

Exemple : \\Nom_Du_Serveur\Dossier_Partagé

Ainsi les taches planifiées fonctionneront correctement si atoo-sync est paramétré avec des chemin UNC.

Note : Idem pour les chemins d'accès aux dossiers des images et des documents, il vous faut paramétrer des chemins UNC dans la section Articles > Images et Documents.

Analyser et comprendre les exports clients en échecs

Explications : 

Les exports clients peuvent être sujet à des erreurs lors des exports vers la boutique, plusieurs causes peuvent en être l'origine.

Points à vérifier : 

Vérifiez sur les fiches clients concernés : 

• L'email, est il valide? un seul email dans le champ, sans espace, ni caractères spéciaux.
• Le nom et prénom et intitulé, doivent être renseigné, sans espace au début.
• Idem sur les contacts, faites les mêmes vérifications.
• Pour PrestaShop, certains caractères sont refusés, dans le module Atoo-Sync, par précaution vous pouvez activer 2 options :

Le bouton Clients au module Atoo Sync de supprimer les caractères interdits des champs lors de la création des clients.

Le bouton Adresses indique au module Atoo Sync de supprimer les caractères interdits des champs lors de la création des adresses.

Pourquoi Atoo-Sync crée des doublons commandes ?

Explications : 

Atoo-Sync est capable d'importer les commandes dans votre Gestion Commerciale.

Plusieurs sécurités existent, dans le but d'éviter de créer des commandes en double.

Vérifier si la commande n'existe pas déjà dans la gestion commerciale : Cette option est essentielle si vous ne souhaitez pas avoir des commandes en double.

Pour chaque ERP, est contrôlé grâce aux champs : 

• Pour Sage 

Via le champ N° pièce site

• Pour EBP 

Via le champ atoosync_order

• Pour Wavesoft

Via  le champ ATOOSYNCID