FAQ - Atoo-Sync GesCom

Pourquoi utiliser un journal d’encaissement pour les règlements CB dans votre ERP?

Comment exporter les Fabricants / Marques vers la boutique e-Commerce ?

Comment envoyer les Fabricants / Marques de mes articles vers ma boutique e-Commerce ?

1. Configuration dans Atoo-Sync GesCom

1. Ouvrez Atoo-Sync GesCom
   → Configurer le profil
   → Articles
   → Onglet Export des Articles vers la boutique

2. Dans la section Fabricant / Marque, choisissez le champ contenant l’information sur la marque (par ex. Marque commerciale, Famille de l’article, etc.).

   

Ce paramétrage permet de définir où Atoo-Sync doit récupérer l’information "Marque" dans votre ERP.

2. Configuration dans le module Atoo-Sync (selon votre boutique)

PrestaShop

• Dans votre Back-Office PrestaShop
  → Modules > Atoo-Sync GesCom * > Configurer > Articles > Section Modification

• Activez l’option Fabricant de l’article : OUI.

  

• Cela permettra de mettre à jour automatiquement le fabricant sur les fiches produits.

WooCommerce

• Dans WordPress > WooCommerce > Atoo-Sync GesCom > Configurer > Onglet Articles

• Activez l’option Fabricant / Marque de l’article : OUI.

• Conditions :

  • Compatible uniquement avec WooCommerce ≥ 9.4

  • OU si l’extension Perfect WooCommerce Brands est installée (obligatoire si vous utilisez les marques dans WooCommerce).

> Si l’extension n’existe pas, le module Perfect WooCommerce Brands doit être installé pour gérer les marques.

Shopify

• Dans l’application Atoo-Sync GesCom pour Shopify

• Activez l’option Mettre à jour Fabricant / Marque directement dans la configuration, Site Web > Options Shopify

  

> Pas besoin d’extension supplémentaire : tout est inclus dans l’application.

3. Résumé

• Atoo-Sync GesCom : définir le champ contenant la marque.

• PrestaShop : activer l’option Fabricant de l’article.

• WooCommerce : activer l’option Fabricant/Marque (+ extension Perfect WooCommerce Brands si besoin).

• Shopify : activer directement l’option dans l’application.

Astuce : Vérifiez toujours que vos articles de l'ERP contiennent bien une valeur dans le champ "Marque" défini, sinon la synchronisation n’enverra rien à la boutique.

Comment bien créer les Articles Zdivers, Zécart, Zemballage, Zport, Zremise ?

Explications :

Certaines options d’Atoo-Sync nécessitent l’utilisation d’articles spécifiques.

Dans notre cas, il s’agit de l’article ZDivers, qui doit être créé lors du paramétrage d’Atoo-Sync GesCom ou Cloud.

Option : Utiliser l’article « Divers »

La case à cocher Utiliser l’article "Divers" pour les articles qui n’existent pas dans la gestion commerciale indique à l’application Atoo-Sync GesCom qu’elle doit utiliser l’article Divers spécifié dans l’onglet Articles si la référence de l’article provenant de la commande de la boutique e-commerce n’a pas été trouvée dans la liste des articles de la gestion commerciale.

Atoo-Sync GesCom recherche la référence sur l’article ou ses déclinaisons, si elles existent. Lors de la création de la ligne du document, la référence de l’article Divers sera utilisée, mais la désignation et le prix de vente seront ceux issus de la boutique e-commerce.

Procédure de création de l’article

Dans votre Gestion Commerciale, créez un nouvel article simple.

La création de l’article Divers pour Atoo-Sync nécessite que celui-ci :

• ne soit pas suivi en stock,

• ne soit ni mis en sommeil, ni bloqué.

Vous pouvez en revanche décocher la case "Publier sur le web".

Paramétrage de l’article dans Atoo-Sync GesCom

1. Accédez à : Configurer le profil > Commandes > Onglet Articles

2. Cliquez sur les "..." pour obtenir la liste des articles non suivis en stock.

3. Recherchez et sélectionnez votre article ZDivers.

Paramétrage dans Atoo-Sync Cloud

Accédez à : Configurer le profil > Commandes > Onglet Articles

Atoo-Sync est il capable d'exporter des images en format WebP ?

 Objectif

Depuis la version 24.4.4.1 (du 16 avril 2024), Atoo-Sync permet l’export des images au format WebP vers certaines plateformes e-commerce.
Ce format moderne permet d’obtenir des images plus légères, sans perte visible de qualité, améliorant ainsi la vitesse de chargement des boutiques en ligne.

 Qu’est-ce que le format WebP ?

Le WebP est un format d’image développé par Google, capable de réduire la taille des fichiers jusqu’à 30 % par rapport aux formats JPEG ou PNG, tout en conservant une excellente qualité visuelle.

• Il permet des sites plus rapides.

• Il consomme moins de bande passante.

• Il améliore le référencement (SEO) et l’expérience utilisateur.

 Exemple : une image de 500 Ko en JPEG peut peser environ 350 Ko en WebP, sans perte perceptible.

 Compatibilité Atoo-Sync

• Disponible à partir de la version 24.4.4.1 (16/04/2024).

• L’export WebP est pris en charge pour PrestaShop (testé et validé sur les versions 8.x).

• Pour WooCommerce, la compatibilité dépend de votre hébergement et du support WordPress.

  • La plupart des hébergeurs récents et WordPress 6.1+ acceptent désormais le WebP.

• Pour Shopify, le CMS convertit automatiquement les images en WebP pour les navigateurs compatibles.

  • Cela signifie qu’Atoo-Sync peut envoyer les images dans leur format d’origine, Shopify se charge ensuite de servir du WebP côté client.

  • Source : Shopify Partner Blog – Progressive JPEG and WebP Formats

 Recommandations

1. Mettez à jour Atoo-Sync vers la version 24.4.4.1 ou supérieure.

2. Vérifiez la compatibilité CMS :

   • PrestaShop ≥ 8.0

   • WooCommerce ≥ 6.0

   • Shopify (toutes versions récentes)

3. Activez l’export des images WebP dans Configurer le profil Atoo-Sync (onglet Articles > Images  )

Voir options :

1. Testez un article pilote pour vérifier que l’image s’affiche correctement sur votre boutique.

 Pourquoi utiliser le WebP ?

•  Temps de chargement plus courts

•  Référencement naturel amélioré

•  Économie de stockage et de bande passante

•  Expérience utilisateur optimisée

 En résumé

Plateforme	Compatible WebP	Remarques
PrestaShop 8+	Oui	Export direct via Atoo-Sync
WooCommerce	Oui (selon serveur)	Nécessite PHP GD / ImageMagick
Shopify	Conversion automatique	Shopify convertit et diffuse en WebP
Autres CMS	À vérifier	Pas officiellement testés

Comment garantir le même libellé pour un article regroupé avec ses déclinaisons / variations?

Problème

Lors de l’export des articles regroupés vers la boutique eCommerce, si aucun champ personnalisé n’est paramétré pour le libellé, Atoo-Sync utilise par défaut le dernier libellé d’article du groupe.
Exemple :
Articles regroupés : ARTARGPP1, ARTARGPP2, ARTARGPP3, ARTARGPP4, ARTARGPP5
→ Le libellé affiché sera celui de ARTARGPP5.

Solution

Pour afficher un libellé identique pour toutes les déclinaisons, il faut utiliser un champ personnalisé (Information libre) dans Atoo-Sync, qui contiendra le libellé commun.

Étapes à suivre

1. Créer un champ Information libre dans GesCom

Pour Sage100 :

• Allez dans Paramètres des articles → Information libre.
• Créez un champ intitulé par exemple : Libellé référence maître.
• Définissez le Type : Texte. 

Pour EBP : 

• Allez dans Menu Burger→ Fonctions Avancées→ Personnalisation des champs | tables

• Une nouvelle fenêtre s'ouvrira :
• Dans la liste des tables à gauche : Cliquez sur Articles →  Onglet Champs personnalisés à droite →  Bouton + Ajouter en dessous Champs personnalisés

• Créez un champ intitulé par exemple : Libellé référence maître.
• Définissez le Type : Texte. 

Pour Wavesoft :

• Allez dans Dossier → Administration → Personnalisation → Champs paramétrables

• Clic droit→ Ajouter

• Créez un champ intitulé par exemple : Libellé réf. maître.
• Définissez le Type : Texte. 

2. Renseigner le libellé commun dans ce champ

• Pour chaque article regroupé, saisissez le même texte dans le champ Libellé référence maître. Exemple :
  Article à regroupement déclinaison variation de test. (Voir capture : colonne « Libellé référence maître » remplie pour tous les articles)

3. Paramétrer Atoo-Sync pour utiliser ce champ

• Dans Configurer le profil → Articles → Textes des articles, pour le champ Nom, sélectionnez Libellé référence maître. 

4. Vérifier le mapping des langues

• Cliquez sur Mappage des langues des articles.
• Assurez-vous que le champ Nom est bien mappé sur Libellé référence maître pour toutes les langues. 

5. Exporter les articles

• Lancez l’export via Atoo-Sync → Articles → Export des articles.
• Vérifiez dans le journal que les articles sont bien exportés. 

6. Contrôler dans la boutique

• Dans votre boutique (ex. PrestaShop), le produit regroupé affichera le libellé commun défini dans le champ personnalisé. 

Résultat attendu

Toutes les déclinaisons d’un article regroupé auront le même libellé, garantissant une présentation homogène dans la boutique.

Comment paramétrer le prix par défaut dans Atoo-Sync GesCom ?

Que fait la case « Créer les règlements en tant que règlements clients » dans Atoo-Sync ?

Pourquoi toutes les factures PDF sont exportées sur un même client ?

Explications : 

Vos exports de factures PDF arrivent tous dans un même compte client sur votre site PrestaShop ou WooCommerce.

Ce symptôme peut s'expliquer par le fait qu'il y a un mauvais paramétrage dans Atoo-Sync.

Dans le fonctionnement Atoo-Sync vers Prestashop ou WooCommerce, les clients sont liés avec un code client ERP.

Si un élément doit être exporté du client ERP vers le client site web, il sera identifié via ce code.

Grâce au module Atoo-Sync B2B on peut contrôler le code ERP associé à un client sur le site web.

Mise en place du module B2B : https://docs.atoo-next.net/atoo-sync-gescom-sage-100-mise-en-place-du-module-b2b-p1440.html

Point à vérifier : 

Dans votre paramétrage vérifiez bien que Atoo-Sync crée bien un compte client différent pour chaque client.

Dans Configurer le profil > Clients > Onglet import des Clients de la boutique

• Si la case Utiliser un compte client unique est cochée, c'est de là que votre problème provient.
• La case Créer un compte client différent pour chaque client doit être cochée.
• Et le Modèle client dans le cas d'un ERP sage devra être renseigné.

Solution : 

• Ne pas utiliser compte client unique sinon on renseigne toujours le même code ERP à rattacher sur la fiche du client de votre site web.
• Bien activer le paramètre Créer un compte client différent pour chaque client + si contexte sage100 renseigner le modèle client.

Quelles conséquences en cas de modification de BDD GesCom ?

Explications : 

Atoo-Sync, en tant que connecteur, doit être capable de se connecter à l’ERP et/ou au module de gestion comptable.

La connexion s’effectue via un raccourci vers le module de gestion commerciale ou comptable, ou directement par une connexion à la base de données SQL de l’ERP.

Exemple : Sage

Exemple EBP :

Exemple Wavesoft : 

Modifier la base de l'ERP n'est pas sans conséquence, pour simple raison que de nombreux paramètres en dépendent.

Tel que : 

• Zone / pays, catégories tarifaires
• TVA, 
• Paiement
• Frais de port
• Articles  divers.

Grosso modo tout ce qui lié  aux mappages et aux options.

Points à vérifier si il y a modification de base de données :

Mappage des textes et des langues.

Mappage des  TVA, dans Configurer le profil< Articles >  Mappage des textes et des langues.

Les champs associés au mappage ont il changé d'intitulé ?

Si oui il faut refaire les mappages.

Mappage des taxes.

Les codes taxes ont ils changé ?

Fabricant / marque 

Les catégories 

(Selon l'option choisie)

Les déclinaisons / variations :

Mappage pour les caractéristiques / Champs personnalisés : 

Mappage dans Commandes

Dans Configurer le profil > Commandes 

Dans Configurer le profil > Commandes  > Dans  l'onglet  Article

Les codes articles Sont ils les mêmes et existent-ils dans la nouvelle base ?

Exemple dans Sage

Conclusion :

Si vous apportez des modifications à la base de données de votre ERP via Atoo-Sync, assurez-vous de vérifier l'ensemble des paramètres pour éviter toute anomalie lors du fonctionnement d'Atoo-Sync.

Envoi des factures vers la boutique avec le module B2B

Pour Sage 100

Vous souhaitez envoyé les factures éditer par dans Sage à vos clients. Nous vous invitons à installer le module Atoo-Sync B2B sur votre boutique (voir la documentation : https://docs.atoo-next.net/atoo-sync-gescom-sage-100-mise-en-place-du-module-b2b-p1440.html?search=B2B)
Voici le paramétrage à effectué dans le logiciel Atoo-Sync GesCom

• cochez "Envoyer le PDF de la facture"
• cochez "Envoyer un premier le fichier PDF de la facture archivé dans la base de données si il existe" ou
• renseignez le modèle de facture que vous souhaitez utiliser

ATTENTION : les factures doivent être "Validées" dans Sage.

Une fois validées, elles sont enregistrées dans le dossier "filestream", Atoo-Sync les récupère à cet endroit.

Pour EBP

 Si Atoo-Sync indique qu'il ne trouve pas la facture, modifier le paramétrage suivant dans les options avancées :

•  Create PDF timeout => renseignez 150

•  Vérifier l'existence du champ atoosync_order dans EBP

Dans le menu "Fonction avancées" > "Personnalisation des champs/tables"

Dans "Document de vente" > onglet "Champs personnalisés"

Pour WaveSoft

Si vous rencontrez l'erreur indiquant qu'Atoo-Sync ne trouve pas la facture.

Vérifiez le chemin vers le dossier d'export paramétré dans Atoo-Sync GesCom

Dans l'automate de transfert WaveSoft le chemin doit être le même que celui configuré sur Atoo-Sync.

Comment activer / désactiver ses articles coté site web ?

Activer ou Désactiver les Articles
Ce bouton lance le traitement permettant de désactiver ou d'activer les articles dans la boutique eCommerce en fonction de leur état (Publié, en sommeil, bloqué...) dans la gestion Commerciale.

Cela contrôle si l'état du produit est différent de l'ERP du site Site web.

Exemple si on passe un article en sommeil dans Sage.

Mon article est toujours actif coté Site Web : 

je déclenche la fonctionnalité Activer / désactiver les articles.

Atoo-Sync va lire toute votre Base de donnée article coté sage  vérifier si l'article existe, si il existe contrôler si l'état est différent

dans mon cas il doit passer en état désactiver car il a été mis en sommeil dans mon sage.

Coté site web j'actualise : 

Mon article a été désactivé.

Comment reprendre la désignation des frais de port de Sage ?

Explications : 

Pour la désignation des frais de port,  Atoo-Sync reprend par défaut  celle du site Web.

Il est possible d'avoir les 2 désignations exemple : 

Pour se faire il faut configurer dans Sage le mode d'expédition et l'article rattaché.

Puis coté Atoo-Sync GesCom, Allez dans Configurer le profil >  Commandes > Section Options : 

Activez les options Créer les frais de port comme ligne d'articles + Utilisez l'article du mode d'expédition.

Nom et prénom du client en double dans son compte site web

Explications : 

Lors de la création d'un nouveau client sur le site via l'export client dans Atoo-Sync, le compte client s'affiche avec son nom et son prénom en double.

Exemple avec PrestaShop: 

Solution : 

Passez l'option avancée dans la section Sage100 : 

Copy contact name on client if same  email Sur  la valeur False en double cliquant sur True.

Dans quel ordre sont créées les déclinaisons / variations ?

Explications : 

Atoo-Sync GesCom, est capable d'exporter les articles à gamme, regroupés, déclinés. 

Si un export total des articles est effectué, Atoo-Sync va lire votre base GesCom, la lecture des articles s'effectue en fonction des références articles, dans un ordre alphabétique croissant.

Pour les articles à regroupement, ils seront donc envoyés dans l'ordre de lecture que atoo-sync effectue, si il n'y a pas de filtre SQL.

Au final :

• Les articles déclinés seront envoyés par ordre alphabétique et donc créé de A à Z et de 1 à 9.
• Atoo-Sync ne propose pas d'ordre de création, ou d'organiser l'ordre de création des déclinaisons.
• Les déclinaisons seront dans un ordre alphabétique coté Back office de votre site web.

Erreur l'article n'existe pas dans la Gestion Commerciale.

Message d'erreur :
Exemple :
Erreur : l'article AP_IPXS_64_Ar_A n'existe pas dans la Gestion Commerciale.
(cmsproduct.reference = REF*********, cmsproduct.product_variation_key = …)*

Explication :

Cette erreur indique qu'un article (souvent une référence de produit avec variations ou gammes) mentionné sur votre site web n'existe pas dans votre logiciel de gestion commerciale (Sage).

Dans l'exemple ci-dessus, la référence AP_IPXS_64_Ar_A est absente, mal orthographiée ou mal configurée dans Sage ou sur le site web.

Solution :

• Vérifiez si la référence concernée est bien créée dans Sage (orthographe exacte, variation définie, etc.).

• Si elle est absente, créez la référence manquante dans Sage, avec toutes ses déclinaisons nécessaires.

• Une fois la référence correctement ajoutée, relancez l'import des commandes via Atoo-Sync.

Alternative :
Si vous ne souhaitez pas créer l'article dans Sage :

• Excluez la commande concernée en la plaçant dans un statut que Atoo-Sync ne lit pas.

• Ensuite, créez manuellement cette commande dans Sage.

Licence error avec l'exécution des taches planifiées

Contexte : 

Vous venez d’exécuter les tâches planifiées visant à automatiser le fonctionnement d’Atoo-Sync.

Cependant, dans le journal d’exécution, vous constatez que la tâche ne se lance pas correctement.

Dans les journaux d’erreur, vous avez remarqué le message "Licence Error".

Explication :

L’erreur "Licence Error" se produit lorsqu’un utilisateur différent de celui ayant activé la licence Atoo-Sync est configuré dans les tâches planifiées.

Exemple :

Dans ma tâche planifiée, j’ai utilisé l’utilisateur Invité, alors que la licence a été activée par un autre utilisateur.

J'obtiens une licence error.

Solution : 

Ma licence est associée à ma session utilisateur "Cédric".