FAQ - EBP
Export Factures PDF EBP : erreur InvoiceDocumentXML is nothing
Explication :
Lors du lancement de l'export des factures PDF, EBP prend quelques secondes ou plus à générer les factures PDF à expédier.
Atoo-Sync possède un temps d'attente (time out) de 20 secondes par défaut. Si ce délais est dépassée une erreur apparait :
02/04/2025 12:57:06 - Envoyer les factures en PDF
02/04/2025 12:57:06 - -> 1/1 - Facture numéro : FA1110157
02/04/2025 12:57:36 - -> Error InvoiceDocumentXML is nothing
Solution :
Rendez-vous dans Configurer le profil > Options Avancées > Section EBP > Create PDF time out > passez la valeur a 200.
Générer des factures temporaires dans EBP grâce à l'import des commandes Atoo-Sync
Explications :
dans EBP Gestion Commerciale (Gescom), il est possible de créer des factures temporaires. Ces documents ont plusieurs objectifs et intérêts :
1. Qu'est-ce qu'une facture temporaire ?
Une facture temporaire est un document qui ressemble à une facture classique mais qui n'est pas encore comptabilisée. Elle peut être modifiée ou supprimée avant sa validation définitive.
2. Intérêts et avantages des factures temporaires
? Éviter les erreurs
-
Permet de vérifier les montants, articles et conditions avant de finaliser la facture.
-
Possibilité de faire valider par un supérieur ou un client avant édition définitive.
? Gestion des facturations en attente
-
Utile pour des ventes en cours où toutes les informations ne sont pas encore finalisées (quantités exactes, remises, délais de paiement...).
? Flexibilité pour les modifications
-
Contrairement aux factures définitives, une facture temporaire peut être corrigée sans avoir besoin de passer par une procédure d'avoir.
? Facturation en plusieurs étapes
-
Utile si vous devez envoyer un devis puis transformer progressivement en facture (cas des acomptes, factures progressives...).
? Préparation comptable
-
Permet de préparer les documents avant la validation pour éviter des erreurs dans la comptabilité.
3. Une fois la facture validée
Quand vous validez une facture temporaire, elle devient une facture définitive, ce qui entraîne :
-
Son enregistrement comptable (si la comptabilité est liée).
-
L’impossibilité de la modifier (seule solution : faire un avoir).
C'est donc une option utile pour les entreprises qui veulent plus de contrôle sur leur facturation avant de finaliser leurs documents.
4. Dans Atoo-Sync : Indiquer de générer des "factures en cours de rédaction"
Si l'option facture temporaire est bien activée coté EBP, il est possible d'indiquer un type de document à générer nommé facture en cours de rédaction. Ce qui générera dans EBP un document de type facture temporaire.
Solution :
Côté EBP :
L'option document en cours de rédaction n'est disponible que si la facturation temporaire a été activée coté EBP :
Rendez-vous dans EBP dans le menu burger, puis dans Paramètre société > Documents de vente >Validation
et sélectionnez Document en cours de validation avec numérotation temporaire jusqu'à validation.
Côté Atoo-Sync GesCom :
Enfin relancez Atoo-Sync si il est déjà ouvert, puis rendez-vous dans Import des commandes.
Si le paramétrage est correcte coté EBP et Atoo-Sync vous devriez obtenir ce type de document .
Exemple dans EBP :
Où trouver les commentaires / remarques clients des commandes ?
Explications :
Un client a la possibilité de déposer des remarques, ou commentaires. Au niveau module / plugin, il est possible de définir ce que l'on récupère.
Sur Prestashop :
Sur WooCommere
Sur Prestashop exemple :
Dans EBP :
Sur le document cliquez sur Notes en haut à droite :
Pourquoi mes commandes ne remontent pas lors de la 1ere synchro ?
EBP utilise un service complémentaire qui permet d'automatiser les imports paramétrables, nommé SDK (Software Development Kit). SDK est asynchrone. Il faut donc plusieurs synchronisations au SDK pour que les commandes soient entièrement traitées.
Selon les versions d’Atoo-Sync, 2 ou 3 synchronisations sont nécessaires (dans les dernières versions il en faut 3. cf Schéma) :
- la 1ère importe les clients
- la 2eme importe les commandes
- la 3eme permet de renseigner dans notre base de données que la commande a bien été transférée et que le document XXXX a bien été créé.
Lors de la dernière importation Atoo-Sync sera en capacité de lire le numéro de document créé par EBP. Atoo-Sync a besoin de cette information pour la mise à jour des statuts des commandes, ainsi que l’envoi des factures sur la boutique.
Schéma de synchronisation :
Ces tâches peuvent être automatisées. Nous vous recommandons d’importer vos commandes toutes les 15 minutes.
Pour la mise en place d’une tâche planifiée, vous référer à la page : https://docs.atoo-next.net/faq-atoo-sync-gescom-31.html#faq-581
Envoyer des articles liés en tant que vente croisée
Dans la fiche Article EBP, rendez-vous dans l'onglet "Facturation", dans la section "Article lié" ajoutez le produit lié à cet article. Puis cochez la case "Proposer à la vente :
Exemple :
Dans le paramétrage Atoo-Sync GesCom assurez vous d'avoir coché "Envoyer les articles liés en tant que vente croisée" :
Dans le paramétrage du module Atoo-Sync GesCom de votre boutique assurez d'avoir activé la fonctionnalité "Produits associés" de la section "Modification des articles" :
Synchronisez ensuite ces 2 articles via le logiciel Atoo-Sync GesCom :
Voici le résultat sur PrestaShop :
L'article lié dans EBP est le produit associé dans PrestaShop :
Remises EBP lues par Atoo-Sync
Voici la liste des différents type de calcul des tarifs EBP lus pas Atoo-Sync.
- Prix de vente HT
- Prix de vente TTC
- % remise
- Prix de vente HT + % remise
- Prix de vente TTC + % remise
- Montant de remise HT
- Prix de vente HT + montant de remise HT
- Montant de remise TTC
- Coefficient sur Prix Achat
- Coefficient sur Prix Achat + % remise
- Coefficient sur Prix Achat + remise HT
- Coefficient sur Prix de vente HT
- Coefficient sur Prix de vente HT + % remise
- Coefficient sur Prix de vente HT + remise HT
- Coefficient sur Prix de vente TTC
- Coefficient sur Prix de vente TTC + % remise
- Coefficient sur Prix de vente TTC + remise HT
- Coefficient sur Prix de Revient
- Coefficient sur Prix de Revient + % remise
- Coefficient sur Prix de Revient + remise HT
Imports paramétrables sur même BDD EBP avec plusieurs sites
Lors de l'import d'une commande sur EBP Atoo-Sync crée plusieurs fichiers textes.
Vous avez un fichier customers pour les clients, un fichier adresses pour les adresses clients et un fichier pour la commande selon le type de document :
Orders => Commandes
Quotes => Devis
Invoices => Factures
Delivery notes => Bon de livraison
Ces fichiers sont ensuite intégrés sur EBP à l'aide du SDK.
Quelques fois le mappage saute entre les champs ou il faut le faire pour la première fois lors du premier import.
Vous trouverez la procédure pour l'import paramétrable en cliquant sur le lien suivant :
Mais quelque fois vous avez la même base de données EBP pour différents sites et par conséquent vous ne voulez pas le même fichier pour tous vos imports.
Nous avons ajouté une fonctionnalité à Atoo-Sync permettant de sélectionner le nom du fichier à utiliser lors de l'import.
Cette sélection change selon le profil et se trouve dans les options avancées :
Vous pouvez donc créer par exemple un fichier Atoo-Sync Orders site 1 pour le premier site et Atoo-Sync Orders site 2 pour le second site.