FAQ - EBP
J’ai un logiciel EBP est-ce que cela va fonctionner ?
Oui. Depuis 2014, Atoo-Sync GesCom est compatible avec le logiciel EBP Gestion Commerciale OpenLine.
Pour l’import des commandes dans EBP par Atoo-Sync, il est soit :
- manuel : depuis EBP, Outils/ Import Paramétrable
- direct : pour les clients EBP ayant souscrit à un contrat Privilège. Alors Atoo-Sync utilisera le SDK EBP pour créer directement dans EBP les clients et les commandes.
Export Factures PDF EBP : erreur InvoiceDocumentXML is nothing
Explication :
Lors du lancement de l'export des factures PDF, EBP prend quelques secondes ou plus à générer les factures PDF à expédier.
Atoo-Sync possède un temps d'attente (time out) de 20 secondes par défaut. Si ce délais est dépassée une erreur apparait :
02/04/2025 12:57:06 - Envoyer les factures en PDF
02/04/2025 12:57:06 - -> 1/1 - Facture numéro : FA1110157
02/04/2025 12:57:36 - -> Error InvoiceDocumentXML is nothing
Solution :
Rendez-vous dans Configurer le profil > Options Avancées > Section EBP > Create PDF time out > passez la valeur a 200.

Attention : Les Options avancées sont à manipuler avec délicatesse. Si vous ne connaissez pas les effets que possèdent chaque option, nous vous déconseillons de modifier les valeurs.
Import EBP Erreur élément racine manquant.
Explication :
Dans la connexion Atoo-Sync avec EBP, il est possible d'obtenir dans certains cas une erreur : Élément racine manquant.
Cette erreur bloque l'import des commandes vers EBP.

Solution :
Pour trouver l'origine du problème il faut analyser les données clients importées.
En commençant par analyser coté WEB, sur la ou les commandes bloquantes.
Exemple avec une adresse :

Contrôlez les adresses de livraison et de facturation.
Retirez les caractère qui se présentent sous forme de points d'interrogation ou autres paraissant inhabituels.
Origine du problème :
Le client a très certainement effectué un copié collé, copiant au passage des caractères spéciaux non géré par EBP.
Ces caractères spéciaux s'affichent mal dans Prestashop, on les repère souvent avec cet étrange caractère
.
Enfin après correction tentez à nouveau d'importer les commandes, si l'erreur persiste il est possible que d'autres champs ou d'autres commandes ont le même problème.
Mes commandes ne remontent plus après une Mise à jour EBP
Explications :
Vous avez effectué une mise à jour de votre EBP mais Atoo-Sync indique que les commandes sont importées avec succès, alors qu'elles ne remontent pas dans EBP.
Cela est dû au fait qu'à chaque Maj. EBP, un nouveau dossier du SDK (permettant le transfert) est recréé.
Or Atoo-Sync ne se met pas à jour automatiquement sur ce paramètre : il vous faut mettre à jour manuellement le nouveau chemin du SDK.

Solution :
Rendez-vous dans Atoo-Sync et cliquez sur Configurer le profil

Puis allez dans la section gestion commerciale

Au niveau de Application EBP Gestion commerciale, veillez à ce que la case Utiliser le SDK pour importer les clients et les commandes soit bien cochée.
Puis ouvrez le navigateur via le bouton "..." .
Par défaut, il doit pointer sur l'ancien SDK --->utilisez l'icone pour remonter au dossier parent
.
Sélectionnez le dossier de la nouvelle version (ici dans notre exemple 22.2).

Double-cliquez sur ce nouveau dossier, vous y trouverez le nouveau SDK.
Ce dernier se nomme EBP.Invoicing.Application

Validez (sans oublier d'appliquer avant de fermer la fenêtre de configuration) et enfin testez l'import des commandes.


Comprendre les erreurs d'imports des commandes vers EBP
Contexte :
Vous rencontrez un problème pour importer vos commandes vers EBP, Atoo-Sync indique que l'import s'est effectué avec succès. Mais aucune nouvelle commande n'apparaît dans EBP.
A faire et à Vérifier :
Contrôlez la présence dans le dossier des fichiers de commandes suivants :
- quote (pour les documents devis) ou:
- order (pour les documents commandes) ou:
- delivery (pour les documents bons de commandes) ou:
- invoice (pour les documents factures).
Afin de contrôler la bonne création des commandes à importer dans EBP, vérifiez le chemin de création de ces fichiers.

- Copiez le chemin du dossier :

- Et collez dans l'explorateur de fichiers :



- Si les fichiers sont bien présents, vérifiez dans les logs Atoo-sync dans le fichier. Allez dans : C:\ProgramData\Atoo Next\Atoo-Sync GesCom\logs
- Le fichier : EBP import.txt

Le fichier EBP import.txt enregistre les erreurs côté EBP, et indiquera ce qui a pu bloquer la création des documents dans EBP ou simplement notifiera le nombre de documents et de lignes créés ans vote base de données EBP.
Note : Ce fichier est écrasé à chaque import de commande. Il ne conserve pas les erreurs des précédentes commandes.
Ouvrez le fichier en double-cliquant dessus pour visualiser.
Exemple :

- Indique que l'utilisateur est mal renseigné dans le paramétrage Atoo-Sync pour la connexion au SDK.

- Il faut corriger l'utilisateur pour résoudre le problème.
Note : les erreurs peuvent être tout autre, des erreurs de connexion au SDK, des erreurs de validité du lot dans votre licence, ou encore des erreurs sur des informations obligatoires manquantes.
Générer des factures temporaires dans EBP grâce à l'import des commandes Atoo-Sync
Explications :
dans EBP Gestion Commerciale (Gescom), il est possible de créer des factures temporaires. Ces documents ont plusieurs objectifs et intérêts :
1. Qu'est-ce qu'une facture temporaire ?
Une facture temporaire est un document qui ressemble à une facture classique mais qui n'est pas encore comptabilisée. Elle peut être modifiée ou supprimée avant sa validation définitive.
2. Intérêts et avantages des factures temporaires
? Éviter les erreurs
-
Permet de vérifier les montants, articles et conditions avant de finaliser la facture.
-
Possibilité de faire valider par un supérieur ou un client avant édition définitive.
? Gestion des facturations en attente
? Flexibilité pour les modifications
? Facturation en plusieurs étapes
? Préparation comptable
3. Une fois la facture validée
Quand vous validez une facture temporaire, elle devient une facture définitive, ce qui entraîne :
C'est donc une option utile pour les entreprises qui veulent plus de contrôle sur leur facturation avant de finaliser leurs documents.
4. Dans Atoo-Sync : Indiquer de générer des "factures en cours de rédaction"
Si l'option facture temporaire est bien activée coté EBP, il est possible d'indiquer un type de document à générer nommé facture en cours de rédaction. Ce qui générera dans EBP un document de type facture temporaire.
Solution :
Côté EBP :
L'option document en cours de rédaction n'est disponible que si la facturation temporaire a été activée coté EBP :

Rendez-vous dans EBP dans le menu burger, puis dans Paramètre société > Documents de vente >Validation
et sélectionnez Document en cours de validation avec numérotation temporaire jusqu'à validation.
Côté Atoo-Sync GesCom :
Enfin relancez Atoo-Sync si il est déjà ouvert, puis rendez-vous dans Import des commandes.

Si le paramétrage est correcte coté EBP et Atoo-Sync vous devriez obtenir ce type de document .
Exemple dans EBP :

Où trouver les commentaires / remarques clients des commandes ?
Explications :
Un client a la possibilité de déposer des remarques, ou commentaires. Au niveau module / plugin, il est possible de définir ce que l'on récupère.
Sur Prestashop :

Sur WooCommere

Note : Sur WooCommerce, par défaut la valeur est sur Aucun message, passez la valeur sur Le premier message du client. Sans ça aucun message de client ne sera intégré dans les notes de documents.
Sur Prestashop exemple :

Dans EBP :
Sur le document cliquez sur Notes en haut à droite :

Pourquoi mes commandes ne remontent pas lors de la 1ere synchro ?
EBP utilise un service complémentaire qui permet d'automatiser les imports paramétrables, nommé SDK (Software Development Kit). SDK est asynchrone. Il faut donc plusieurs synchronisations au SDK pour que les commandes soient entièrement traitées.
Selon les versions d’Atoo-Sync, 2 ou 3 synchronisations sont nécessaires (dans les dernières versions il en faut 3. cf Schéma) :
- la 1ère importe les clients
- la 2eme importe les commandes
- la 3eme permet de renseigner dans notre base de données que la commande a bien été transférée et que le document XXXX a bien été créé.
Lors de la dernière importation Atoo-Sync sera en capacité de lire le numéro de document créé par EBP. Atoo-Sync a besoin de cette information pour la mise à jour des statuts des commandes, ainsi que l’envoi des factures sur la boutique.
Schéma de synchronisation :

Ces tâches peuvent être automatisées. Nous vous recommandons d’importer vos commandes toutes les 15 minutes.
Pour la mise en place d’une tâche planifiée, vous référer à la page : https://docs.atoo-next.net/faq-atoo-sync-gescom-31.html#faq-581
Envoyer des articles liés en tant que vente croisée
Dans la fiche Article EBP, rendez-vous dans l'onglet "Facturation", dans la section "Article lié" ajoutez le produit lié à cet article. Puis cochez la case "Proposer à la vente :
Exemple :

Dans le paramétrage Atoo-Sync GesCom assurez vous d'avoir coché "Envoyer les articles liés en tant que vente croisée" :

Dans le paramétrage du module Atoo-Sync GesCom de votre boutique assurez d'avoir activé la fonctionnalité "Produits associés" de la section "Modification des articles" :

Synchronisez ensuite ces 2 articles via le logiciel Atoo-Sync GesCom :

Voici le résultat sur PrestaShop :
L'article lié dans EBP est le produit associé dans PrestaShop :

Remises EBP lues par Atoo-Sync
Voici la liste des différents type de calcul des tarifs EBP lus pas Atoo-Sync.
- Prix de vente HT
- Prix de vente TTC
- % remise
- Prix de vente HT + % remise
- Prix de vente TTC + % remise
- Montant de remise HT
- Prix de vente HT + montant de remise HT
- Montant de remise TTC
- Coefficient sur Prix Achat
- Coefficient sur Prix Achat + % remise
- Coefficient sur Prix Achat + remise HT
- Coefficient sur Prix de vente HT
- Coefficient sur Prix de vente HT + % remise
- Coefficient sur Prix de vente HT + remise HT
- Coefficient sur Prix de vente TTC
- Coefficient sur Prix de vente TTC + % remise
- Coefficient sur Prix de vente TTC + remise HT
- Coefficient sur Prix de Revient
- Coefficient sur Prix de Revient + % remise
- Coefficient sur Prix de Revient + remise HT
Imports paramétrables sur même BDD EBP avec plusieurs sites
Lors de l'import d'une commande sur EBP Atoo-Sync crée plusieurs fichiers textes.
Vous avez un fichier customers pour les clients, un fichier adresses pour les adresses clients et un fichier pour la commande selon le type de document :
Orders => Commandes
Quotes => Devis
Invoices => Factures
Delivery notes => Bon de livraison
Ces fichiers sont ensuite intégrés sur EBP à l'aide du SDK.
Quelques fois le mappage saute entre les champs ou il faut le faire pour la première fois lors du premier import.
Vous trouverez la procédure pour l'import paramétrable en cliquant sur le lien suivant :
https://docs.atoo-next.net/atoo-sync-gescom-ebp-importer-les-commandes-manuellement-dans-ebp-p467.html
Mais quelque fois vous avez la même base de données EBP pour différents sites et par conséquent vous ne voulez pas le même fichier pour tous vos imports.
Nous avons ajouté une fonctionnalité à Atoo-Sync permettant de sélectionner le nom du fichier à utiliser lors de l'import.
Cette sélection change selon le profil et se trouve dans les options avancées :

Vous pouvez donc créer par exemple un fichier Atoo-Sync Orders site 1 pour le premier site et Atoo-Sync Orders site 2 pour le second site.