Configuration de EBP Saas/ Installation des formats d'import

Créer le champ personnalisé

Pour pouvoir lier les commandes du site web avec les commandes générées dans EBP, Atoo-Sync GesCom a besoin d’enregistrer le numéro de la commande du site web dans un champ personnalisé créé dans EBP. Il doit être créé dans les documents de vente et doit se nommer : atoosync_order

Cochez les cases Toujours éditable et Valeur facultative puis vous pouvez saisir une longueur maximale de 32 caractères.

Pour la création du champ personnalisé dans EBP, nous vous invitons à vous référer à la documentation du logiciel EBP Gestion Commerciale.

(Menu Paramètres / Personnalisation des champs et tables / sélectionner la table Documents de vente et Ajouter un champ Personnalisé).

Importer les formats d’import Atoo-Sync

Depuis EBP Gestion Commerciale, allez sur la barre de menu supérieure, cliquez sur le menu Imports | Exports puis cliquez sur Imports paramétrables.

La fenêtre suivante s’affiche, cliquez sur suivant.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Il sera nécessaire d'effectuer plusieurs imports paramétrables :

• Le fichier des clients  : Customers.txt
• Le fichier des adresses des clients : Adresses.txt
• Le fichiers des commandes : (en fonction du document à générer) Quotes.txt (devis) Orders.txt(Commandes), Delivery Notes.txt (Bon de livraison), Invoices.txt (Factures)

1. Clients : 

Effectuez un premier import de commandes. il faut récupérer au moins 1 commande.

Cliquez sur le bouton Importer les commandes.

Puis Rendez-vous dans L'onglet Journaux.

Prenez la ligne de votre  import de commande puis à droite le bouton bleu Accès.

Cliquez sur le bouton Télécharger les fichiers transférés à l'ERP.

Un fichier nommé erpFiles.zip sera téléchargé.

Une fois le fichier téléchargé, ouvrez l'archive zip erpFile. Puis Clic droit et faites Extraire tout

Un dossier avec les fichiers va être créé au même emplacement que le fichier erpFile.zip téléchargé précédemment.

Ce dossier est susceptible de contenir différents fichiers, (customers, customers_adresses et orders )

Et sélectionnez le fichier généré lors du premier import de commande : Customers_**.txt

Dans EBP SaaS : 

Cliquez sur suivant.

Cliquez à nouveau sur Suivant.

Puis Suivant encore une fois.

Renseignez dans le champ Nom du paramétrage : Atoo-Sync Customers

Cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape.

Cliquez sur Lancer

Une nouvelle pop up apparaitra demandant si l'on souhaite conserver le chemin d'accès des imports.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur oui, pour conserver le chemin d'accès des imports de Atoo-Sync précédemment sélectionné.

2. Adresses

Effectuez un nouvel import des commandes.

Retournez dans le menu EBP > Imports | Exports > Imports paramétrables.

Puis dans la fenêtre qui s'est ouverte, sélectionnez Clients/Prospects.

Sélectionnez le fichier à importer généré lors du dernier import à l'emplacement paramétré dans Atoo-Sync.  Fichiers Adresses.txt

Cliquez sur Suivant pour passez à la prochaine fenêtre.

Puis 2 fois sur le bouton Suivant pour arriver  à cette fenêtre : 

Dans le champ Nom du paramétrage écrire : Atoo-Sync Customers Addresses

Cliquez sur le bouton Suivant.

Enfin cliquez sur Lancer pour valider l'import paramétrable.

3. La commande

Retournez dans le menu EBP > Imports | Exports > Imports paramétrables.

Puis dans la fenêtre qui s'est ouverte, sélectionnez en fonction du document généré .

Sélectionnez le fichier à importer généré lors du dernier import à l'emplacement paramétré dans Atoo-Sync. 

Exemple : pour les documents de types commandes Orders.txt

Cliquez sur le bouton suivant 3 fois pour arriver sur cette fenêtre : 

Renseignez dans le champ Nom du paramétrage : 

• Atoo-Sync Quotes (pour les devis)
• Atoo-Sync Orders (pour les commandes)
• Atoo-Sync Delivery Notes (pour les bons de livraisons)
• Atoo-Sync Invoices (pour les factures)

Pour notre exemple avec les commandes  ça sera : Atoo-Sync Orders

Enfin pour valider le paramétrage et l'import, cliquez sur Suivant  puis Lancer.

Si les imports se font correctement vous aurez un récapitulatif de EBP indiquant le nombre de lignes créé au total.

Si tout est correct après avoir effectué les imports  paramétrables, dans le champ Nom du paramétrage, pour Client/prospects, vous devriez avoir listé comme ci-dessous : 

Pour Notre exemple avec les commandes :