3.2. Bouton Ouvrir un Fichier

Depuis l’onglet « Wise Up Skate », cliquez sur le bouton « Ouvrir un fichier ».
Cette fonction permet d’ouvrir des fichiers Excel, soit issus de Wise Up Skate soit créés directement sur Excel.

3.2.1. Ouvrir une sauvegarde générée par Wise Up Skate

Sélectionnez le fichier Excel généré avec Wise Up Skate lors de la sauvegarde du fichier.

L’application ouvre le fichier Excel et affiche le résultat.

On peut soit être en consultation pour vérifier les données traitées, soit en modification du fichier et réimport des modifications dans Sage.

3.2.2. Ouvrir un fichier Excel généré depuis Wise Up Skate

Wise Up Skate permet d’exporter les données chargées sur un fichier Excel. Ce fichier Excel peut être transmis à des collaborateurs pour traitement.
Une fois le fichier Excel mis à jour, il est possible de « l’ouvrir » dans Wise Up Skate et de lancer le traitement de « modification » dans Sage.

Exemple de traitement

Création d’un fichier Excel

Cliquez sur Nouveau Fichier et générez le fichier Articles (ou une sélection de votre base articles).

Le résultat s’affiche. Allez sur l’onglet Classeur Excel et cliquez sur Enregistrer sous.

Enregistrez le fichier dans le dossier souhaité.

Traitement depuis le fichier Excel

Lancez votre application Excel. Puis ouvrez le fichier Excel généré par Wise Up Skate.

Les colonnes avec un en-tête « vert » sont obligatoires en cas d’import de nouveaux articles.

Les colonnes avec un en-tête « bleu » peuvent être supprimées.

Vous pouvez, à partir de ce fichier, créer d’autres fichiers Excel avec les colonnes souhaitées.

C’est-à-dire avoir un fichier pour la mise à jour des catégories tarifaires, un autre pour la mise à jour des textes, un autre pour la réaffectation du catalogue, etc.

Ce qui est important dans ce fichier Excel, c’est la 1ère colonne qui contient les en-têtes de colonnes avec les noms des champs Sage à modifier.

De la même façon que pour le traitement du fichier directement sur Wise Up Skate, nous préconisons de rajouter une ou des colonnes, de copier le nom du champ à modifier et de renommer la colonne d’origine.
Ainsi, vous gardez une traçabilité des données modifiées.

Mise à jour des données dans Sage

Une fois le fichier Excel mis à jour, vous pouvez relancer l’application Wise Up Skate pour mettre à jour les données dans Sage.

Cliquez sur Ouvrir un fichier.

Sélectionnez le fichier Excel mis à jour et cliquez sur Ouvrir.

Vous pouvez vérifier les données à modifier.

Puis cliquez sur l’onglet Gestion Commerciale Sage. Cliquez sur le bouton « Créer/Modifier » les articles dans Sage

Cochez la case « Mettre à jour les articles existants » puis cliquez sur Importer, pour déclencher les modifications dans Sage.

Vous pouvez cocher les options si nécessaire.

Ouvrir un fichier Excel incomplet

Vous pouvez recevoir des fichiers Excel de tiers (fournisseurs, service marketing, etc). Ces fichiers Excel vont contenir des données Sage (articles – clients – fournisseurs).

Pour pouvoir importer un fichier Excel qui n’a pas été généré par Wise Up Skate, vous devez :

• ajouter une 1ère ligne avec les en-têtes de colonne Sage (ceux qui sont indiqués sur Skate uniquement)
• ajouter des colonnes pour compléter le fichier si nécessaire. Exemple : ajout d’une colonne contenant le code client ou le code fournisseur.

Exemple de traitement : Import d’un fichier tarif fournisseur « Billo »

Nous avons ajouté la colonne CT_Num pour le code fournisseur.

Dans l'en-tête de chacune des autres colonnes, nous avons renseigné le nom du champ dans Wise Up Skate.

Enregistrez le fichier « tarif Billo » dans votre dossier.

Placez-vous côté Wise Up Skate. Depuis l’onglet Wise Up Skate, cliquez sur « Ouvrir un fichier ».

Sélectionnez le fichier

Le résultat s’affiche dans Wise Up Skate.

Pour importer le fichier dans Sage, une colonne est obligatoire et ici manquante, la colonne contenant la référence article : AR_Ref

Depuis Wise Up Skate, cliquez sur l’onglet Gestion commerciale Sage.

Puis cliquez sur le bouton « Trouver les références ».

La fenêtre suivante apparaît. Vous pouvez cocher les options souhaitées.

• Chercher la référence par le code-barre : si la colonne code-barre est présente sur le fichier, alors Wise Up Skate cherchera le code-barre dans la base articles Sage.
• Trouver la référence à partir du fournisseur (… ) : si la référence article fournisseur et/ou le code-barre article du fournisseur est renseignée sur le fichier et également dans Sage dans l’onglet « Fournisseur » de la fiche article, alors Wise Up Skate pourra afficher la référence article Sage correspondante.
• Appliquer les règles de codification pour créer une référence : permet à Wise Up Skate d’interroger les règles de codifications et de renseigner la référence article en fonction. (Cf. 4.1| Règle de codification).

Cliquez sur Trouver.

Wise Up Skate va rajouter une colonne AR_Ref et renseigner le code article Sage s’il a pu le retrouver ou bien il renseignera un « nouveau code article » en fonction des règles de codification.

Vous pouvez ensuite procéder à l’import du fichier dans Sage. (Cf. 3.1.3 | Mise à jour de la Gestion Commerciale Sage 100)

3.2.4. Import de nouveaux articles dans Sage

Import d’un fichier articles Excel

Vous souhaitez importer de nouveaux articles dans Sage.

Notre préconisation est de partir d’un export articles avec Wise Up Skate (vous pouvez prendre quelques articles). Enregistrez-sous votre base articles avec Wise Up Skate.

Puis placez-vous sur Excel et ouvrez le fichier généré par Wise Up Skate.

Depuis la feuille Excel, vous pouvez supprimer :

• Les colonnes avec un en-tête « bleu » que vous ne souhaitez pas renseigner.
• Les lignes articles
• Les feuilles non utilisées

L’idée est d’avoir un fichier de création d’articles « prêt à l’emploi ».
Exemple ci-dessous.

Une fois le fichier prêt avec la ligne d’en-tête, vous pouvez renseigner les lignes articles.

Enregistrez votre fichier Excel.

Placez-vous côté Wise Up Skate. Allez sur Ouvrir un Fichier. Sélectionnez votre fichier Excel.

Allez sur l’onglet Gestion Commerciale Sage et cliquez sur le bouton Créer/Modifier les articles dans Sage.

Cochez :

• La case « Importer seulement la feuille sélectionnée « Products »
• La case « Créer de nouveaux articles »

Cliquez sur le bouton Importer.

Wise Up Skate va déclencher la création des nouveaux articles dans Sage.

Autres fonctions disponibles du bouton « Créer/Modifier les articles dans Sage »

Classeur Excel

Importer toutes les feuilles du classeur Excel : permet d’importer toutes les données contenues dans les différentes feuilles Excel générées par Wise Up Skate.

Cette fonction s’utilise si vous êtes intervenu en création ou modification sur différentes feuilles.

Référence article vide

Si le fichier à importer ne contient pas la colonne « ar_ref », il est possible d’activer ces fonctions pour :

• Rechercher la référence à partir du code-barre si l’information est présente dans le fichier
• Rechercher à partir de la référence article ou code-barre fournisseur si l’information est présente dans le fichier
• Appliquer les règles de codifications : permet d’interroger les règles de codification. Si dans le fichier, les règles peuvent s’appliquer, Wise Up Skate pourra créer les codes articles dans Sage.

Options

En fonction du traitement à exécuter, vous pouvez cocher soit Créer soit Modifier soit les deux.

Dans le cas de la fonction « Mettre à jour les articles existants » : vous avez deux options supplémentaires :

• Ne pas remplacer la désignation sur les articles existants : permet de modifier tous les champs présents dans le fichier à l’exception du champ « Désignation ».
• Effacer les champs texte si la cellule est vide : permet de « forcer » la suppression des données dans Sage, si la valeur est nulle sur le fichier Excel.

Sauvegarder la configuration

Si vous cochez cette case, lorsque vous cliquerez sur le bouton « Créer/Modifier … », les cases cochées lors de l’import précédent seront déjà « pré-cochées ».